Vertretungsregelung

Eine Vertretungsregelung legt fest, wer die Aufgaben einer abwesenden Person während Urlaub oder Krankheit übernimmt. Sie hält Teams handlungsfähig und verhindert, dass Vorgänge liegen bleiben. In einer digitalen Abwesenheitsverwaltung wird die Vertretung direkt beim Urlaubsantrag hinterlegt, automatisch angefragt und für alle Beteiligten sichtbar dokumentiert.

Wie wird die Vertretung digital hinterlegt?

In einer digitalen Abwesenheitsverwaltung kann die Vertretung direkt beim Urlaubsantrag hinterlegt und automatisch benachrichtigt werden.

Beispiel aus der Praxis

In einer Arztpraxis vertreten sich zwei Mitarbeiterinnen am Empfang gegenseitig. Beantragt eine von ihnen Urlaub, wird die Kollegin als Vertretung eingetragen. Liegt deren eigener Urlaub im selben Zeitraum, fällt das bei einer gemeinsamen Planung früh auf und nicht erst am ersten Urlaubstag. Für längere Abwesenheiten wie Elternzeit vereinbaren beide zusätzlich eine Übergabe mit offenen Vorgängen und Zugängen.

Rechtlicher Rahmen

Wie Urlaubswünsche und betriebliche Erfordernisse gegeneinander abzuwägen sind, regeln in Deutschland § 7 Abs. 1 BUrlG, in Österreich § 4 Abs. 1 UrlG und in der Schweiz Art. 329c Abs. 2 OR. Eine Vertretungsregelung ist das organisatorische Werkzeug, um diese Abwägung im Alltag zu erleichtern.

In SL-UP umsetzen: Vertretung beim Urlaubsantrag und Genehmigung →