Leistungszeiterfassung & Abrechnung
Jede Minute beim Kunden. Sauber auf der Rechnung.
Ihr Team bucht Zeit auf Kunden und Projekte, am Rechner, am Handy oder am Handgelenk. Am Monatsende filtern Sie, was abrechenbar ist, und geben es als Datei an Ihr Rechnungsprogramm. Keine Zettel, keine Excel-Sammelei, keine vergessene Viertelstunde.
Leistungszeiten
Block antippen: Kunde, Text, abrechenbar
- Tabellenkalkulation
- Rechnungsprogramm
- Steuerbüro
- Eigenes System per API
Oder selbst: einen Block öffnen, filtern, exportieren.
Vereinfachte Vorschau mit Beispieldaten. Sie läuft nur in Ihrem Browser, es wird nichts gespeichert oder übertragen.
01 — Erfassen
Die Zeit kommt von überall. Sie landet an einer Stelle.
Im Büro zieht man den Block im Tagesplaner auf. Unterwegs läuft der Timer am Handy. Auf der Baustelle zählt die Apple Watch, auch ohne iPhone in der Nähe. Und wer ein eigenes System hat, schreibt per API hinein. SL-UP merkt sich bei jedem Block, woher er kam.
Wiederkehrende Tätigkeiten legt jede Person als Vorlage ab und startet sie mit einem Tipp.
So sieht die Erfassung per App aus02 — Zuordnen
Was der Kunde liest. Und was im Team bleibt.
Jeder Block trägt einen Kunden aus Ihrem Kundenstamm, auf Wunsch ein Projekt oder Aktenzeichen und zwei Texte: den Leistungstext, der auf die Rechnung darf, und eine interne Notiz, die das Team für sich behält.
Ob ein Kunde grundsätzlich abrechenbar ist, steht im Kundenstamm, zusammen mit seiner Kundennummer. Der Haken ist dann schon gesetzt, lässt sich im Einzelfall aber abnehmen, etwa für eine Kulanzstunde.
03 — Prüfen
Keine Minute doppelt. Keine ohne Kunde.
Zwei Leistungen zur selben Zeit? Lehnt SL-UP ab. Es sei denn, Ihr Admin hat parallele Leistungen freigegeben: dann sind Überschneidungen erlaubt und in der Auswertung sichtbar.
Was unterwegs ohne Kunde gestartet wurde, wird nicht verworfen, sondern zur Nacherfassung markiert. Es fällt im Tagesplaner auf, bis jemand den Kunden ergänzt.
04 — Exportieren
Eine Datei, die jedes Programm versteht.
Der Export ist eine CSV-Datei mit Semikolon als Trennzeichen, gespeichert als UTF-8 mit BOM, damit Umlaute in Excel richtig ankommen. Einträge, die wie eine Formel beginnen, werden entschärft. Gefiltert wird nach Zeitraum, Person, Kunde und abrechenbar.
Die Tabelle rechts zeigt genau den Stand, den Sie oben zusammengestellt haben. Fahren Sie über eine Spalte, dann steht darunter, wozu sie da ist.
- Protokolliert. Abrufe und Exporte werden im Audit-Log festgehalten.
- Auch per REST-API. Report und Export lassen sich mit API-Schlüssel abrufen, dokumentiert in OpenAPI.
Fahren Sie über eine Spalte.
05 — Rechnen Sie nach
Die vergessene Viertelstunde ist teurer, als sie aussieht.
Ein kurzer Rückruf, fünf Minuten Material holen, das Nachfassen per E-Mail: Was nicht direkt notiert wird, landet selten auf der Rechnung. Stellen Sie rechts Ihre eigenen Werte ein.
Beispielrechnung mit Ihren Angaben, keine Funktion der Software. SL-UP rechnet nicht mit Stundensätzen.
Und noch etwas
Wer beim Kunden ist, ist nicht buchbar.
Leistungszeiten und Online-Terminbuchung arbeiten zusammen: Solange eine Leistung beim Kunden läuft, bietet SL-UP diese Zeit niemandem sonst als Termin an. Und jede Tätigkeit wird mit einem Klick zum Terminangebot für Ihre Kunden.
Häufige Fragen zur Abrechnung von Leistungszeiten
Rechnet SL-UP mit Stundensätzen und schreibt Rechnungen?
Nein. SL-UP liefert die gearbeitete Zeit je Kunde, Projekt und Person, sekundengenau und prüfbar. Stundensätze, Beträge und die Rechnung selbst entstehen in Ihrem Rechnungsprogramm. So bleibt Ihre Preisgestaltung dort, wo sie ohnehin gepflegt wird.
Gibt es eine Schnittstelle zu DATEV, lexoffice oder sevDesk?
Eine direkte Anbindung an diese Programme gibt es nicht. Die Leistungszeiten kommen als CSV-Datei heraus, die sich in jedes Programm übernehmen lässt, das CSV einliest. Wer automatisieren will, holt Report und Export über die REST-API mit API-Schlüssel ab.
Welche Spalten enthält der CSV-Export?
Datum, Mitarbeiter, Kundennummer, Kunde, Projekt/Aktenzeichen, Start, Ende, Dauer in Minuten, Dauer als hh:mm:ss, Abrechenbar (Ja/Nein), Leistungstext und interne Notiz. Gefiltert wird nach Zeitraum (bis zu 366 Tage), Person, Kunde und abrechenbar.
Öffnet sich die Datei richtig in Excel?
Ja. Die Datei nutzt das Semikolon als Trennzeichen und ist UTF-8 mit Byte-Order-Mark gespeichert, damit Umlaute in Excel korrekt ankommen. Einträge, die wie eine Formel beginnen, werden entschärft, damit beim Öffnen nichts ausgeführt wird.
Wird auf 15 Minuten gerundet?
Nein. SL-UP speichert jede Leistung sekundengenau. Das 15-Minuten-Raster im Tagesplaner ist nur eine Eingabehilfe. Der Export enthält die Dauer in Minuten und als hh:mm:ss, eine Taktung für die Rechnung stellen Sie in Ihrem Rechnungsprogramm ein.
Sieht der Kunde die interne Notiz?
Leistungstext und interne Notiz sind zwei getrennte Felder. Der Leistungstext ist für die Rechnung gedacht, die interne Notiz nur für Ihr Team. Im Export stehen beide in eigenen Spalten, sodass Sie für die Rechnung nur den Leistungstext übernehmen.
Wer darf auswerten und exportieren?
Report und Export über alle Personen sind Administratoren vorbehalten. Abrufe und Exporte werden im Audit-Log festgehalten. Jede Person sieht und korrigiert ihre eigenen Zeiten.
Was passiert mit Zeiten, die noch keinen Kunden haben?
Eine Leistung, die per Timer oder auf der Apple Watch ohne Kunde gestartet wurde, wird gebucht und zur Nacherfassung markiert. Im Tagesplaner fällt sie auf, bis Kunde und Leistungstext ergänzt sind. Beim Nachtragen im Tagesplaner ist der Kunde ein Pflichtfeld.
Kann dieselbe Minute doppelt gebucht werden?
Standardmäßig nicht: SL-UP lehnt sich überschneidende Leistungen ab. Gibt der Admin parallele Leistungen frei, sind Überschneidungen erlaubt und in der Auswertung sichtbar.
Wie wird die Leistungszeiterfassung freigeschaltet?
Die Funktion ist standardmäßig aus und wird in zwei Stufen freigeschaltet, erst für SL-UP insgesamt, dann im Betrieb. Wer sie nicht braucht, sieht sie nicht. In der Beta ist sie kostenlos.
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Die Gerätedarstellungen sind schematisch. Die Vorschau verwendet frei erfundene Beispieldaten, Übereinstimmungen mit echten Personen oder Unternehmen sind zufällig. Excel ist eine Marke der Microsoft Corporation; DATEV, lexoffice und sevDesk sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber. SL-UP steht in keiner Verbindung zu diesen Unternehmen.