Benachrichtigungen & E-Mail-Hinweise im Team

Warum ein Benachrichtigungssystem?

In einer Urlaubsverwaltung passieren ständig Dinge, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern: Ein Antrag wird eingereicht, ein Urlaub genehmigt, eine Krankmeldung geht ein. Ohne systematische Benachrichtigungen bleiben diese Ereignisse unbemerkt – mit Folgen für Planung und Team.

SL-UP kombiniert zwei Kanäle – In-App und E-Mail – zu einem umfassenden Benachrichtigungssystem, das jeder Benutzer individuell konfigurieren kann.

Welche Benachrichtigungskanäle gibt es?

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In-App Glocke

Die Glocke im Header zeigt neue Benachrichtigungen in Echtzeit. Ein Klick öffnet das Dropdown mit allen ungelesenen Nachrichten.

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E-Mail-Notifications

Wichtige Ereignisse werden zusätzlich per E-Mail versendet – ideal für Mitarbeiter, die nicht täglich eingeloggt sind.

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Badge-Counter

Die rote Zahl an der Glocke zeigt die Anzahl ungelesener Benachrichtigungen – auf einen Blick sichtbar.

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Individuelle Konfiguration

Jeder Benutzer schaltet E-Mail-Benachrichtigungen selbst an oder aus und wählt bei Push, welche Ereignisse er aufs Smartphone bekommt.

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Slack & Microsoft Teams

Anträge und Entscheidungen erscheinen im Kanal Ihres Teams, optional mit täglicher Abwesenheitsübersicht. Eingerichtet wird das über die Webhook-Adresse des Kanals; Krankheit wird nie mit Art oder Grund gesendet, auf Wunsch erscheinen nur Vornamen.

Welche Ereignisse lösen Benachrichtigungen aus?

Das System benachrichtigt bei allen relevanten Änderungen:

Für Mitarbeiter

Antrag genehmigt: Ihr Urlaubsantrag wurde bestätigt
Antrag abgelehnt: Ihr Urlaubsantrag wurde abgelehnt (mit Begründung)
Vertretungsanfrage: Ein Kollege bittet Sie um Vertretung
Schicht zugewiesen: Ihnen wurde eine neue Schicht zugewiesen
Resturlaub-Warnung: Ihr Resturlaub verfällt bald

Für Manager & Admins

Neuer Antrag: Ein Mitarbeiter hat einen Urlaubsantrag eingereicht
Krankmeldung: Ein Teammitglied hat sich krank gemeldet
Schicht abgelehnt: Ein Mitarbeiter hat eine zugewiesene Schicht abgelehnt
Vertretung bestätigt/abgelehnt: Statusänderung bei Vertretungsanfragen

Tipp: Wochenübersicht per E-Mail

Admins und Manager können sich montags eine Zusammenfassung schicken lassen: offene Anträge, Abwesenheiten der Woche und Geburtstage im eigenen Bereich. Die Funktion wird auf Anfrage freigeschaltet, danach meldet sich jede Person selbst an.

Wie konfiguriert man Benachrichtigungen pro Benutzer?

In den persönlichen Einstellungen (Profil) kann jeder Benutzer festlegen:

E-Mail an/aus: E-Mail-Benachrichtigungen insgesamt ein- oder ausschalten
Push pro Ereignis: z. B. Genehmigungsanfragen, Vertretungsanfragen, Stechuhr-Erinnerung
Wochenübersicht: aus oder wöchentlich (montags), für Admins und Manager

Wie zuverlässig sind die Benachrichtigungen?

Das Benachrichtigungssystem arbeitet zuverlässig im Hintergrund:

Nachvollziehbar: Alle Benachrichtigungen bleiben in der Glocke abrufbar
Ohne Wartezeit: E-Mails werden im Hintergrund versendet, Sie können sofort weiterarbeiten
Automatisches Aufräumen: Gelesene Benachrichtigungen werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht
datenschutzfreundlich: Benachrichtigungen werden beim Löschen eines Benutzers mitgelöscht

Push-Benachrichtigungen auf dem Smartphone

Zusätzlich zu In-App und E-Mail unterstützt SL-UP mobile Push-Benachrichtigungen. Auf Android-Geräten nutzt SL-UP Web Push (PWA-basiert), auf iOS-Geräten werden Push-Benachrichtigungen über den Apple Push Notification Service (APN) zugestellt. So erhalten Benutzer wichtige Benachrichtigungen — etwa wenn ein Urlaubsantrag genehmigt oder abgelehnt wird — direkt auf dem Sperrbildschirm, auch wenn die App nicht geöffnet ist.

Push-Benachrichtigungen sind optional und müssen vom Benutzer im Browser bzw. auf dem Gerät einmalig freigegeben werden. Die Aktivierung erfolgt in den Profileinstellungen unter „Benachrichtigungen“. Wer auf dem Smartphone keine Push-Nachrichten möchte, kann den Kanal dort jederzeit deaktivieren, ohne andere Benachrichtigungskanäle zu beeinflussen.

Benachrichtigungen konfigurieren

Mein Profil → Benachrichtigungen öffnen

In der Navigationsleiste auf den eigenen Namen klicken, dann „Profil“ wählen. Im Profil-Tab „Benachrichtigungen“ sind alle Einstellungen gebunden.

E-Mail und Push einstellen

E-Mail-Benachrichtigungen schalten Sie mit einem Schalter ein oder aus. Für Push wählen Sie einzeln, ob Sie Genehmigungsanfragen, Vertretungsanfragen und die Stechuhr-Erinnerung aufs Smartphone bekommen. Die Glocke in der Anwendung bleibt immer aktiv.

Wochenübersicht aktivieren

Admins und Manager können sich montags ab 7 Uhr eine Wochenübersicht schicken lassen: offene Anträge, Abwesenheiten der Woche und Geburtstage im eigenen Bereich. Krankheit erscheint darin nur als „abwesend“.

Häufige Fragen

Welche Ereignisse lösen eine Benachrichtigung aus?

Urlaubsanträge (neu, genehmigt, abgelehnt), Schichtzuweisungen, Vertretungsanfragen und Systemereignisse.

Kann ich E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren?

Ja. In den Profileinstellungen schalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen mit einem Schalter ein oder aus. Für Push gibt es drei eigene Schalter: Genehmigungsanfragen, Vertretungsanfragen und Stechuhr-Erinnerung.

Was ist der Badge-Counter?

Ein roter Zähler im Navigationsmenü zeigt die Anzahl ungelesener Benachrichtigungen — ähnlich wie bei Smartphone-Apps.

Kann ich Benachrichtigungen komplett deaktivieren?

Nicht ganz: E-Mail und Push lassen sich in den Profileinstellungen abschalten, E-Mail mit einem Schalter, Push je Ereignis. Die Glocke in der Anwendung zeigt neue Ereignisse weiterhin an.

Wie lange bleiben In-App-Benachrichtigungen gespeichert?

90 Tage. Nach Ablauf dieser Frist werden Benachrichtigungen automatisch gelöscht. Wichtige Informationen sollten daher rechtzeitig notiert werden.

Benachrichtigungen: Wer wird wann informiert?